Dostęp do zawsze aktualnych informacji

System zarządzania konfiguracją pełni rolę punktu dostępu do aktualnych informacji o całym środowisku organizacji: jej infrastrukturze, personelu, aplikacjach, usługach, procesach i innych danych charakterystycznych dla danej firmy. 

Każdemu obiektowi rzeczywistego środowiska odpowiada reprezentujący go element konfiguracji z opisem jego aktualnej i przeszłej konfiguracji. W bazie znajdują się też informacje o zależnościach między wszystkimi jednostkami konfiguracji. Z pomocą CMS można zdobyć wiedzę  na temat roli oraz zaangażowania poszczególnych jednostek konfiguracji w realizację procesów biznesowych i organizacyjnych.

CMS gromadzi informacje o konfiguracji zarówno od ludzi (np. w formie arkusza pytań), jak i od podsystemów wykrywania (wykrywanie automatyczne, systemy inwentaryzacji technicznej) i systemów zintegrowanych (np. zarządzania majątkiem czy centrami przetwarzania danych). Dzięki możliwości przechowywania autoryzowanego stanu konfiguracji system wspiera proces zarządzania zmianą. Zapewnia też organizacji większe bezpieczeństwo poprzez kontrolowanie konfiguracji (zgodnie ze zdefiniowaną polityką) oraz umożliwia analizę wpływu awarii jednego logicznego lub fizycznego komponentu na pozostałe.